توصیه های آسان برای مدیریت زمان

مدیریت کارآمد زمان یکی از موثرترین شیوه های کنترل استرس در زندگی ماست. در دنیای تکنولوژی و کامپیوتر همه تلاش ها به ظاهر برای آن صورت می گیرد تا زندگی آسان تری را همراه با اوقات فراغت بیشتر تجربه کنیم....

اما واقعیت چیز دیگری است. ما هر روز کمتر از روز قبل وقت داریم. تکنولوژی های مدرن نه تنها زمان را برایمان ذخیره نکرده اند بلکه آنرا بیشتر از پیش از دستانمان ربوده اند.

با این حساب اگر بخواهیم در زندگی پرهیاهوی امروزی وقتی را برای استراحت روانی و رسیدن به آرامش بدست آوریم یالااقل ازاسترس تمام نشدنی کارهای عقب مانده رهایی یابیم،راهی باقی نمی ماند جز اینکه یاد بگیریم چگونه با زمان خود هوشمندانه (بازی) کنیم! فشار مشغله های گوناگون و تعهدات بی حد و حصری که بر سر ما آوار می شوند، روز به روز در حال افزایش است و سرانجام یک روز از تحمل ما فراتر خواهند رفت. درست در آن زمان است که چرخه کار برای زندگی بهتر به چرخه معیوب کار و استرس بیشتر تبدیل خواهد شد. به هر ترتیب در روزگار ما داشتن «سلامت روان» بدون یک مدیریت کارآمد زمان ممکن نیست. ۱۱ راهکار زیر به شما کمک می کنند تا زمان و استرس خود را مدیریت کنید.

١. فهرستی از کارهایتان تهیه کنید

در ابتدا فهرستی از وظایف روزانه یا حتی وظایفی که در آینده نزدیک بر عهده شماست تهیه کنید. در مقابل هر کار به طور خلاصه زمان و چگونگی انجام آن را هم یادداشت کنید. برای وظایف مستمر خود زمان های مشخصی را در طول هفته مشخص کنید و براساس اولویت آنها را کنار هم بچینید و با تمام توان به اجرای آن پایبند باشید. هرگز فراموش نکنید که مدیریت چیدمان درست فعالیت های روزانه مهم ترین قدم در مدیریت زمان شماست.

۲.برنامه ای «هوشمند» بسازید

در آغاز هر هفته مسوولیت های هفتگی خود را به گونه ای برنامه ریزی کنید تا در تعطیلات آخر هفته امکان آرامش و استراحت روانی برایتان فراهم باشد. به عنوان نمونه می توانید مسوولیت هایی را که با مشغله ذهنی همراهند در روزهای شنبه تا دوشنبه بگنجانید. روزهای سه شنبه و چهارشنبه را به کارهایی که بیشتر فیزیکی هستند اختصاص دهید تا پنجشنبه و جمعه بتوانید به خوبی خستگی روانی را از وجودتان بیرون کنید.

۳. برای خودتان وقت اضافه در نظر بگیرید

ایجاد وقت اضافه برای آن نیست که تمام کارهایتان را به دقیقه ۹۰ محول کنید. برای این است که از فشردگی روانی مسوولیت های روزانه شما کاسته شود. اگر صبح ها نیم ساعت زودتر از خواب بیدار شوید یا شب ها نیم ساعت دیرتر بخوابید روزانه نیم ساعت وقت اضافه خواهید داشت. یادتان نرود وقت اضافه تنها برای کارهای غیرمترقبه است و نه جبران عقب ماندگی وظایف مستمر روزانه شما.

۴.اولویت بندی درست را یاد بگیرید

گاهی وقت ها برای اینکه از استرس یک کار بزرگ رها شویم خود را مشغول کارهای کوچک و کم اهمیت می کنیم بدون اینکه دستاوردی برایمان داشته باشد. کارشناسان مدیریت می گویند که ۸۰ درصد دستاوردهای ما باید با ۲۰ درصد از تلاش ما صورت بگیرد. این یعنی اینکه به خوبی بتوانیم اولویت های اصلی کاری خود را مشخص کنیم. انگلیسی ها ضرب المثلی دارند که مفهوم آن، این است که کارهای ما باید به ترتیب اولویت انجام شوند. در برنامه ریزی های روزانه خود مهم ترین کار را در رأس وظایف روزانه تان قرار دهید و حتی آن را با اندازه ای درشت تر بنویسید. باور کنید فرار فایده ای ندارد!

۵.به دیگران اعتماد کنید

گاهی شما به این دلیل به تمام کارهایتان نمی رسید که توانایی روحی سپردن بخشی از وظایف خود را به دیگران ندارید. شاید همکاران، فرزند یا همسر شما نتواند یک وظیفه را به خوبی و دقت شما به انجام برساند اما حتی این حالت بهتر از آن است که بسیاری از کارهای شما نهایتا روی زمین بماند یا در وقتهای اضافه که منحصرا مخصوص استراحت شماست به انجام برسد. یاد گرفتن هنر سپردن کار به دیگران برای بسیاری از افرادی که در پست های مدیریتی قرار دارند امری ضروری است.

۶. نه گفتن را یاد بگیرید

برای اینکه بتوانید با آرامش زندگی کنید باید و باید، نه گفتن را یاد بگیرید! اگر وقت انجام کاری را ندارید باید بتوانید محترمانه از انجام آن عذرخواهی کنید. هر چقدر هم که کارفرما یا مشتری شما سرسخت باشد زیر بار کاری نروید که از عهده و وقت شما خارج است.

۷.درست شروع کنید

وقتی درگیر یک کار مهم، حساس و پیچیده هستید، از همان آغاز با برنامه و تأمل کارتان را شروع کنید. یک برنامه ریزی دقیق و همه جانبه اولیه شاید درصد قابل توجهی از وقت شما را بگیرد و علاوه بر این کاری خسته کننده به نظر برسد. اما به مراتب کم هزینه تر از اصلاحات وقت گیری خواهد بود که به دلیل شروع بی برنامه مجبور به اجرای آنها خواهید بود.

۸.کارهای بزرگ را تکه تکه کنید

خیلی از افراد وقتی با یک کار بزرگ مواجه می شوند ناخودآگاه دچار اضطراب می شوند. این اضطراب به خاطر این است که تصویری مبهم از کار مورد نظر در ذهن خود دارند و حتی اگر زمان زیادی هم برای انجام آن داشته باشند تا حد ممکن به سراغش نخواهند رفت. برای شکستن این تصویر مبهم می توانید کار خود را به تکه های کوچک بشکنید و حتی اگر لازم است روزانه ۲۰ دقیقه به آن اختصاص دهید.

۹.بهترین نباشید!

کمال طلبی ما را محدود می کند. پس اگر می خواهید در بازی بی ثمر (بهترین بودن) محدود نشوید هوشمندانه کمال طلبی خود را محدود کنید. لازم نیست در همه کارها بهترین باشید. در این صورت وقت آن را نخواهید داشت که در کارهای واقعا مهم بهترین شوید!

۱۰.فهرست کار هایتان را حذف کنید

کارهای بی اهمیت یا کارهایی که در اولویت های نخستین شما نیست از فهرست حذف کنید. یک فهرست کوتاه اما قابل انجام به مراتب بهتر از فهرستی است که هرگز به انتهای آن نخواهید رسید و استرس کارهای ناتمامش بر دوش شماست.

۱۱.خودتان را کنترل کنید

هر چقدر هم که برنامه کاری خوب و خلاقانه ای را برای خود طراحی کرده باشید، باز هم نیازمند آن هستید تا مهارت نظارت بیرونی بر فعالیت هایتان را یاد بگیرید. هرچند وقت فهرستی از کارهایی را که انجام داده اید همراه با زمان اختصاص داده به آنها تهیه کنید. آیا طبق برنامه پیش رفته اید؟ دلیل اینکه کاری عقب افتاد چه بود؟ این گونه توانایی های خود را بهتر خواهید شناخت.

 

دوستان گلم هنر نهم را از نظر علمی و فنی واصول و نحوه ارائه مطلب چگونه ارزیابی می کنید؟؟ خوشحال می شیم نظراتتون رو درمورد مدیریت مطالب بیان کنید. بی شک پیشنهادات شما خوانندی عزیز مورد استفاده ما در ارائه مطالب بعدی خواهد بود و لذا پیشا پیش از انتقادات و پیشنهاد های (نظرات) شما عزیزان تشکر می کنیم. محمد فاضل شوکتی

نظرات شما عزیزان:

تاريخ : جمعه 17 خرداد 1392برچسب:,