بیشتر مدیران پروژه كه اعضای گروه آنها در مكان های مختلفی از لحاظ جغرافیایی قرار دارند، با مشكلات متعددی در زمینه برقراری مشاركت صحیح بین اعضای گروه و اتمام بموقع كارهای محوله روبه رو هستند. هركس كه به عنوان مدیر پروژه فعالیت كند، به طور ایده آل می خواهد كل پروژه در زمان تعیین شده یا در شرایط مناسب تر قبل از فرا رسیدن موعد تحویل، آماده شده باشد. اگر شما مدیر پروژه ای هستید كه در تهران فعالیت می كنید و اعضای گروه شما در مشهد، اهواز یا تبریز قرار دارند، به طور قطع دشواری هایی را خواهید داشت تا بتوانید اعضای گروه تان را مدیریت كنید.

درحالت ایده آل، بیشتر مدیران پروژه می خواهند با اعضای گروه خود ارتباطات معمول و عادی داشته باشند كه این ارتباطات اصولا در طول روز و اغلب در محیط كار اتفاق می افتد. ولی زمانی كه اعضای دخیل در پروژه در موقعیت های جغرافیایی مختلفی قرار گرفته اند پیش بردن پروژه به یك چالش بسیار بزرگ برای مدیران تبدیل خواهد شد. افزون بر این كه آنها وظیفه دارند كارهای خود را در فواصل مشخص شده مدیریت كنند. برخی از این كارها به پایان یافتن كارهای دیگر وابسته است؛ بنابراین تكمیل فعالیت اول بسیار مهم است. برای یاری رساندن به این مدیران در اعمال موثر و موفق مدیریت، بسیاری از شركت های نرم افزاری، ابزار و نرم افزارهایی را توسعه دادند كه در زمینه مدیریت وظایف محوله نیز كمك می كند.

این ابزار و نرم افزارها تمام قابلیت هایی كه یك مدیر پروژه نیاز دارد تا بتواند كار خود را به طور صحیح انجام دهد، در خود جای داده است. در صورتی كه اعضای گروه تحت سرپرستی شما در فاصله نزدیك به شما باشند و بتوانید از نزدیك با آنها در ارتباط باشید، می توانید به وسیله هر نرم افزار مناسبی، كارهایشان را بخوبی مدیریت كنید. ولی اگر اعضای پروژه در جاهای دیگر پراكنده باشند، مدیران مجبور هستند از ابزار آنلاین بهره بگیرند تا بتوانند پروژه را در هر مرحله پیگیری كرده و به كارها رسیدگی كنند. همچنین مدیران پروژه می توانند از ابزار مدیریت آنلاین پروژه استفاده كنند و كارهای مورد نظر را به افراد مناسب محول كنند.

همچنین یك مدیر پروژه می تواند یك وضع به روز از فعالیت های در حال انجام را با استفاده از ابزار مدیریت آنلاین در اختیار داشته باشد. البته اگر احساس كردید ابزار مدیریت آنلاین فقط به وسیله مدیر پروژه مورد استفاده قرار می گیرد، سخت در اشتباهید! در واقع ابزار مدیریت آنلاین مورد استفاده اعضای گروه پروژه نیز هست. اعضای گروه باید در هر شرایطی میزان پیشرفت كارهای خود را به اطلاع مدیر پروژه برسانند كه با استفاده از ابزار مدیریت آنلاین، می توانند براحتی گزارش كار خود را به روزرسانی كنند. مدیران پروژه معمولا می خواهند در هر مرحله ای بدانند كدام كارها انجام شده و كدام یك درحال انجام است و پروژه چه میزان پیشرفت داشته است.

قابلیت خوبی كه در این گونه نرم افزارها وجود دارد، اعلام هشدار در زمان های تعیین شده است. در بیشتر زمان ها دیده شده كه مدیران، جلسات یا اتفاقات مهمی را از دست داده اند. این نرم افزارها، سیستم هشدار دارند كه به مدیران كمك می كند تا جلسات و اتفاقات را به یاد آورند. مدیر پروژه باید به وسیله افزودن كارهای مورد نیاز و مرتب كردن آنها به ترتیب اهمیت و اولویت در طول چرخه حیات پروژه، زمان بندی واقعگرایانه ای به مدیران سطح بالاتر و همچنین كارفرمایان ارائه كنند. افزون براین آنها باید بتوانند كارایی و بهره وری پروژه را تحلیل كنند.

جدای از اجرای صحیح پروژه و برطرف كردن كامل نیازهای كارفرما، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل كند كه پروژه در زمان تعیین شده به پایان خواهد رسید. مدیریت زمان یك بحث بسیار حیاتی در هر پروژه ای است مدیران پروژه باید در طول اجرای پروژه، اعضای گروه خود را درباره ضرب الاجل ها و نقاط عطف پروژه آگاه كنند كه این كار به طور معمول از طریق ارسال ایمیل انجام می گیرد. هنگامی كه یك كار در مكان های جغرافیایی مختلف انجام می شود، یك مدیر به ابزاری نیاز دارد تا بتواند به وسیله آن، خطوط زمانی و زمان بندی های خود را با اعضای تیم به اشتراك بگذارد.

ابزار یا نرم افزارهای كاربردی مدیریت آنلاین همچنین می تواند همانند یك نرم افزار داشبورد (Dashboard) یك واسط كاربری بلادرنگ باشد كه معمولا در یك صفحه جای داده می شود و اطلاعات آن بسادگی قابل مطالعه است. این واسط یك شمای گرافیك از وضع فعلی و همچنین پیشینه شاخص های كلیدی بهره وری یك سازمان را نمایش می دهد كه استفاده از آن می تواند اتخاذ تصمیمات لحظه ای و البته آگاهانه را ممكن كند. اگر شما یك مدیر هستید و تلاش می كنید، مدیریت موثری روی منابعی كه در نقاط مختلف پراكنده شده داشته باشید، باید از نرم افزارهای مدیریت آنلاین بهره ببرید؛ چرا كه می تواند برای تحت كنترل درآوردن تمام منابع بسیار مفید باشد. هنگامی كه شما برای خرید یك نرم افزار جدید برنامه ریزی می كنید، نیاز دارید برای استفاده از آن آموزش هایی ببینید. این گونه آموزش ها در اغلب موارد به وسیله شركت های نرم افزاری ارائه می شوند كه آن نرم افزارها را توسعه داده است.

البته این روزها بیشتر نرم افزارها را می توان به صورت مستقیم و براحتی درك كرد و كارایی آنها را فهمید. مدیران پروژه معمولا خودشان برخی آموزش های نرم افزار را می بینند سپس به اجرای آن اقدام می كنند. در زمان فعالیت روی پروژه ها، مدیران باید مسائل بیشتری را درباره نرم افزار یاد بگیرند ؛ زیرا آنها هستند كه مسئولیت شرح قابلیت های نرم افزار را به اعضای تیم توسعه و افرادی كه قرار است در آینده از آن نرم افزار یا ابزار استفاده كنند، به عهده دارند. این آموزش ها می تواند هم به صورت آموزش گرفتن از یك معلم باشد و هم به وسیله كار با نرم افزار و دریافت تجربه های شخصی انجام شود. برای انتخاب یك ابزار مدیریت آنلاین پروژه نكاتی باید در نظر گرفته شود. این ابزار باید مدیریت اعضای گروه ازجمله افزودن اعضای جدید، حذف اعضای ناكارآمد و مدیریت اختیارات همه افراد دخیل را برای مدیر پروژه آسان كند. باید بسادگی بتوان مسائل و كارهای مرتبط را اضافه كرد، تغییر داد یا حذف كرد. یك ابزار مناسب حتی می تواند قابلیت افزودن وظیفه از طریق ایمیل را نیز در خود داشته باشد. از دیگر قابلیت های ابزار مدیریت آنلاین، ارائه گزارشی كلی از وضع پروژه به اعضاست و این كه اعضا بتوانند جزئیاتی درباره پروژه نوشته و مستند كنند یا براحتی، چیزی را كه می خواهند در آن جستجو كنند.

محمدحسین كردونی